Você conhece o serviço de Auditoria em Condomínios?

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A preocupação com a lisura, transparência e a qualidade dos serviços executados está na pauta dos condomínios, que hoje recorrem a auditorias frequentes ou pontuais nas contas e contratos, de forma a assegurar os interesses da coletividade. A partir de sua experiência no atendimento aos condomínios, o auditor Tavis Ramatis apresenta ao leitor sugestões que, incorporadas à gestão, ajudarão a evitar erros ou a aprimorá-la.

Aceitar contrato padrão de fornecedor representa “grande erro de gestão”. (Auditor Tavis Ramatis)

AUDITORIAS PERIÓDICAS

Segundo Tavis, estas são realizadas por períodos ou conjunto de pastas, com o objetivo de “validar situações pontuais, apurar eventuais fraudes e até mesmo auditar gestões anteriores”.

As principais falhas encontradas neste tipo de trabalho pelo auditor são:

CONTAS ORDINÁRIAS – FALHAS MAIS COMUNS

– Do lado das despesas

  • Pagamentos sem comprovação fiscal válida (sem emissão de Nota Fiscal ou RPA);
  • Saídas de valores da conta corrente sem documento comprobatório indexado nas pastas;
  • Pagamentos realizados em duplicidade no mesmo mês ou fora dele;
  • Pagamento de conta de terceiros (de outros condomínios ou de membros do Corpo Diretivo);
  • Indicação de pagamento de impostos, porém com documentos suporte questionáveis (o que gera grande contingência ao condomínio e condôminos);
  • Não atendimento às obrigações legais e acessórias obrigatórias: AVCB, Apólice de seguros do prédio, Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores, Laudo de Medição Ôhmica, Laudo PPRA etc.;
  • Contingências trabalhistas não previstas;
  • Número de colaboradores trabalhando inferior ao efetivamente contratado.

Do lado das receitas

  • Unidades não incluídas no rateio ou de construtoras;
  • Contas complementares não incluídas nos boletos, tais como água, obras etc.;
  • Acordos judiciais creditados por valor inferior ao efetivamente ganho em juízo.

 FUNDO DE RESERVA – FALHAS MAIS COMUNS

Aqui se observam “valores insuficientes para suportar um gasto não previsto”, tais como: Entupimento de esgoto; vazamento de caixas d’água; acidente de terceiros contra os portões de acesso; danos causados por descargas elétricas; rompimento de tubulação; queima de equipamentos elétricos indispensáveis à manutenção do edifício etc.

FUNDO DE OBRAS – FALHAS MAIS COMUNS

São elas: Gastos incorretos pelo superfaturamento de contratos; obras contratadas e não entregues; contratações desnecessárias ou sem aprovação dos condôminos; obras fora das especificações e autorizações legais (Ambiental, Prefeitura, Bombeiros etc.).

AUDITORIA MENSAL

Este tipo de auditoria busca “o aprimoramento constante da transparência das ações do corpo diretivo e /ou da administradora para os condôminos e outros envolvidos”, destaca Ramatis.

As principais falhas encontradas, dentre outras, são:

  • Movimento financeiro nos extratos divergente do apresentado na Prestação de Contas;
  • Cotações incorretas e, às vezes, com indícios de superfaturamento ou uso incorreto de recursos relevantes para o condomínio;
  • Contratações de empresas – ou de seus sócios – com problemas fiscais e tributários a serem esclarecidos;
  • Despesas de terceiros não relacionadas ao condomínio;
  • Desatualização de documentos base e obrigatórios para um edifício;
  • Contingências trabalhistas não registradas.

CONTRATOS

Neste quesito, têm sido observados os seguintes erros:

  • Contratação de empresas com problemas fiscais e tributários (sem Certidão Negativa de Débito, por exemplo);
  • Contratação de profissionais autônomos sem formalização em contrato;
  • Falta de comprovação fiscal dos serviços prestados;
  • Falta de fiscalização dos serviços;
  • Contingência fiscal recorrente (o fornecedor não paga seus impostos e o condomínio é responsabilizado).

“O contrato deve ser preparado com o apoio de um jurídico especializado, normalmente vinculado à administradora”, recomenda o auditor. Ele observa que, em geral, os condomínios não utilizam um modelo “previamente validado pelo seu jurídico; eles acabam aceitando o padrão dos fornecedores, o que é um grande erro de gestão”.

Todo contrato deve ter cláusulas que garantam que os produtos e serviços sejam entregues conforme acordado, a exemplo do SLA (Service Level Agreement), onde ficam claros os prazos e responsabilidades em caso de descumprimento, bem como as multas, tudo expressamente redigido.

E para que o condomínio não fique refém de seus fornecedores, recomenda-se que:

– Os contratos não tenham cláusula de renovação automática;

– Ao final de cada período, eles sejam revistos em suas condições básicas, como preço, entrega, prazos e qualidade, dentre outros.

AUDITORIA COM PROPÓSITO ESPECÍFICO

E o que pode o síndico fazer quando, mesmo com todos esses cuidados, não ficar satisfeito com o resultado final da obra ou serviço? O auditor Tavis Ramatis diz que o gestor tem a opção de recorrer a uma Auditoria com Propósito Específico, a qual irá avaliar todo o contrato em comparação com a execução dos trabalhos, material empregado etc. Se houver necessidade, será contratado um especialista na área técnica em questão. Segundo Tavis, o prestador acaba fazendo os reparos indicados nesse tipo de auditoria. Em caso de conflito, porém, é proposto um processo de arbitragem entre as partes. E, permanecendo o embate, o condomínio poderá recorrer ao Judiciário utilizando o relatório “circunstanciado e cabal” da auditoria.

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A IAUDIT Consultoria Empresarial tem como missão promover a melhoria dos resultados das organizações e tornar as estratégias de negócios viáveis através da minimização dos riscos e adequação das estruturas e dos processos de negócio.

 

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